Как да се подготвим за технологично събитие в чужбина

Ако ви предстои да посетите конференция, семинар или изложение в чужбина, има няколко основни неща, за които трябва да се погрижите предварително, без значение, дали отивате като посетител или сте наели собствен щанд. Предлагам ви моите 7 златни правила за участие в международно събитие:

1. Информирайте се, кои са другите компании, които ще участват

Изучете добре сайтовете на тези компании и преценете, кои от тях са ваш потенциален клиент или могат да ви станат партньор в продажбите на софтуерното решение, което предлагате. Проучете също и конкурентните компании, които ще участват. Така ще бъдете много по-подготвени, относно средата и ще се ориентирате бързо в обстановката. В случай, че не направите тази предварителна подготовка, рискувате да загубите ценно време на събитието, което можете да използвате за създаване на нови контакти.

2. Назначете си срещи

Участието в международно мероприятие е свързано с определени инвестиции от ваша страна. В случай, че решите да закупите щанд и да отидете с екип от България, това би ви струвало доста пари. За това, е важно да планирате пътуването си максимално добре, така че инвестицията да ви се възвърне. Направете си списък с компании, които се намират в съответния град и си назначете срещи с тях няколко седмици преди пътуването. Кажете им, че ще бъдете в района по случай ХХХ конференция/изложение и използвате случая да се видите с тях на място. Няма нищо по-добро от срещите на живо. За целта си предвидете ден-два, в допълнение към дните на мероприятието. Не забравяйте, да си потвърдите срещите няколко дни преди да отлетите. В случай, че някоя от компаниите се откаже, веднага я заменете с друга. Така командировката ви и разходите по нея ще бъдат напълно оправдани.

3. Рекламните материали и организацията

Колкото и банално да ви звучи, трябва да го кажа: Проверете, дали имате визитни картички; налични ли са рекламните материали, които искате да вземете; имате ли всичко за щанда. Виждала съм какви ли не пропуски на мероприятие в чужбина – забравени визитки, каталози на грешен език, флаери с грешни координати и др. Изгответе си списък с всичко необходимо, което трябва да вземете със себе си от България и седмица преди събитието се уверете, че всичко е налице. Допълнително, в случай, че имате собствен щанд, проучете, какво точно влиза в пакета ви. Може да отидете на място и да се окаже, че нямате разклонител, стойка, или нещо друго важно. Колкото и дребно да ви се струва, едно такова нещо може да ви провали деня на изложението и да ви коства няколко хиляди евро на вятъра.

4. Разпределете ролите

В случай, че отивате на международно изложение с колега или екип от няколко човека, задължително разпределете ролите предварително. Напълно достатъчно е 1-2 човека да седят на щанда и да презентират ИТ решенията, които предлагате. Останалите хора могат да обикалят по щандовете и да завързват нови контакти.

5. Организирайте си 15-минутни срещи

Друга добра стратегия е да си назначите предварително 10-15 минутни срещи на самото изложение – те могат да бъдат на вашия щанд или на щандовете, на компании, които представляват интерес за вас. Може би, се чудите, защо да си назначавате предварителна среща с компания, която така или иначе ще бъде там цял ден. Отговорът е – защото така е по-професионално и ще направите добро впечатление. Компаниите, които са там, също като вас ще са много заети да обръщат внимание на посетителите и няма да им е до вас, за това е добре предварително да си „букнете“ тяхното време. Също можете да поканите и компании от града, с които искате да се видите, но отново е добре да има точен час на срещата – така те ще се чувстват ангажирани и е по-вероятно да дойдат. Идеята на 15-минутуните срещи е да установите първоначален контакт и да се запознаете лично, а по-нататъшните обсъждания и преговори, могат да продължат онлайн, когато се върнете в България.

6. Времето струва пари

Както вече споменах, участие в международно събитие с „всички екстри“, може да ви излезе доста солено, за това във всеки един момент помнете, защо сте там. Вие сте там, за да завържете нови бизнес контакти с компании, с които има перспектива да работите – било то като доставчик на ИТ решение, или като партньор. Ето защо НЕ си губете времето с празни разговори или компании, които не отговарят на вашия профил. На едно такова мероприятие, колкото и тясно специализирано да е то, ще ви спират и заговарят, какви ли не хора – от разработчици на совалки до агенти на застрахователни компании, за това се научете да казвате НЕ и то в началото. С риск да прозвучите грубо, режете всеки, който ви губи времето с неща, които не касаят вашите бизнес интереси. Избягвайте прекалено дълги дискусии, освен, ако наистина не усетите, че си заслужава да отделите повече време. Вашата цел трябва да бъде да създадете максимално много нови контакти, а не да ги създадете и развиете. Запознайте се с нови компании – потенциални клиенти, представете се кратко, поинтересувайте се, какво правят те и се разберете да продължите комуникация веднага след мероприятието. Това е най-доброто, което можете да направите, за да оползотворите ресурсите, които сте вложили.

7. След събитието

Абсолютно задължително е ден-два след събитието да изпратите мейл на всеки един контакт, който сте създали там. Включете дори и хората, които не са показали особен интерес. В писмото благодарете лично на всеки за времето и контакта, кажете му, че ви е било приятно да си поговорите, и предложете онлайн среща или разговор през следващите дни, за да задълбочите комуникацията. На по-заинтересованите проспекти изпратете и допълнителна информация. Помнете – не сте направили нищо, ако не продължите комуникация след събитието. Не чакайте да ви потърсят, бъдете активната страна.

Много компании правят грешката да изхарчат големи суми за участие в международни мероприятия, но в същото време нямат достатъчно добра организация и пропускат важни възможности. Надявам се, тази статия да ви помогне да бъдете максимално ефективни, когато ходите на изложение, конференция или семинар в чужбина, за да извлечете всички ползи от едно такова събитие. 🙂